کدام یک از روش های برنامه ریزی مناسب شماست؟

در دنیای پر از هیاهو و شلوغ امروز اهمیت برنامه ریزی برای رسیدن به رویاها و آرزوها بیش از پیش خود را نشان می‌­دهد. تفاوتی ندارد که بخواهید به سفری طولانی در خارج از کشور بروید و یا برای خانواده‌تان شام تهیه کنید، بدون توجه به برنامه ریزی اصولی حرکت به سمت موفقیت دست خوش اتفاقات غیر­قابل پیش­‌بینی شده و رسیدن به آن امکان­‌پذیر نخواهد بود. در هر رده سنی که باشید و هر هدفی که در ذهن داشته باشید، آشنایی هرچه بیشتر با روش‌های مختلف برنامه ریزی و مولفه‌های تاثیرگذار در آن، به شما کمک می­‌کند تا فرآیند برنامه ریزی را اصولی­‌تر، آگاهانه‌­تر و دقیق‌­تر انجام دهید. ما در این مقاله قصد داریم شما را با روش های مختلف برنامه ریزی در زندگی فردی، تحصیلی و شغلی آشنا کنیم تا امکان انتخاب بهترین روش براساس سلیقه و شرایط فردی برای شما فراهم شود.

در دنیای پر از هیاهو و شلوغ امروز اهمیت برنامه ریزی برای رسیدن به رویاها و آرزوها بیش از پیش خود را نشان می‌­دهد. تفاوتی ندارد که بخواهید به سفری طولانی در خارج از کشور بروید و یا برای خانواده‌تان شام تهیه کنید، بدون توجه به برنامه ریزی اصولی حرکت به سمت موفقیت دست خوش اتفاقات غیر­قابل پیش­‌بینی شده و رسیدن به آن امکان­‌پذیر نخواهد بود. در هر رده سنی که باشید و هر هدفی که در ذهن داشته باشید، آشنایی هرچه بیشتر با روش‌های مختلف برنامه ریزی و مولفه‌های تاثیرگذار در آن، به شما کمک می­‌کند تا فرآیند برنامه ریزی را اصولی­‌تر، آگاهانه‌­تر و دقیق‌­تر انجام دهید. ما در این مقاله قصد داریم شما را با روش های مختلف برنامه ریزی در زندگی فردی، تحصیلی و شغلی آشنا کنیم تا امکان انتخاب بهترین روش براساس سلیقه و شرایط فردی برای شما فراهم شود.

برنامه ریزی به روش بولت ژورنال

رایدر کارول با نوشتن کتاب برنامه ریزی به روش بولت ژورنال، شیوه برنامه ریزی سنتی را تغییر داده و سبک جدیدی را خلق کرده است. در این کتاب نویسنده سعی دارد مخاطب را با نحوه مدیریت زمان به گونه‌ای ساده و صحیح براساس روش‌های علمی ثابت شده آشنا کند تا مخاطب بتواند برنامه­‌ای خاص و منطبق بر شرایط و نیازهای زندگی خود، برای به دست آوردن فرصت­‌ها و کنار گذاشتن حواس‌پرتی طراحی کند.

رایدر کارول: حقیقت تلخ این است که ما نمی‌توانیم زمان تولید کنیم، بلکه فقط می‌توانیم آن را مصرف کنیم.

برنامه ریزی به روش بولت ژورنال یک روش با بازدهی بسیار بالاست که به ما کمک می‌کند تا روزها، هفته­‌ها و ماه‌­های آینده را مدیریت کنیم، جالب است بدانید که در این روش امکان بررسی تمام عادت­‌ها حتی خواب نیز وجود دارد. ممکن است در ابتدا استفاده از یک دفتر معمولی و یک خودکار در دنیایی دیجیتال امروز بازگشت شگفت­‌آوری به نظر برسد، اما این بازگشت اسرار و فواید زیادی را برای ما به ارمغان خواهد آورد. برای اینکه یک دفتر بولت ژورنال استاندارد داشته باشید، لازم است تا با قسمت های مختلف آن آشنا شوید.

فهرست: اولین صفحه دفتر برنامه ریزی که مشخص می­کند هر کدام از محتواها در چه صفحه ای یادداشت شده و سبب افزایش سرعت دسترسی ما به قسمت مورد نظر می­‌شود.

آینده نگار: برنامه‌­های چند ماه تا یک سال پیش رو مانند تاریخ تولد آشنایان، برنامه­‌های سفر، اهداف و صورت حساب­‌ها را می­‌بایست در این قسمت یادداشت کنید. شما می‌­توانید یک جدول ترسیم کنید و هر قسمت را به اتفاقات و اطلاعات یک ماه اختصاص دهید.

ماه نگار: شامل اطلاعات جزئی‌­تری است و شما می­‌توانید با اختصاص دو صفحه برای یک ماه، کارهایی که باید در این ماه انجام دهید را با تاریخ دقیق در صفحه اول و بقیه کارها را در صفحه دوم یادداشت کنید.

روزنگار: مهم ترین بخش برنامه ریزی به روش بولت ژورنال است و شما می­‌بایست اتفاقات روز و کارهایی که انجام داده‌اید شامل خاطرات، لیست خرید، رویداد­های خاص، برنامه‌های ورزشی و رژیم را با جزئیات یادداشت کنید.

در این روش برنامه ریزی باید از بولت­‌ها استفاده کنید، بولت‌­ها در واقع علامت­‌های کوچکی هستند که به سه گروه وظیفه، رویداد و یادداشت تقسیم می‌­شوند. بولت وظیفه (به طور مثال یک دایره کوچک قرمز) نشان دهنده اهمیت کار بوده و اتفاقاتی مانند یادآوری تولد یک دوست با بولت رویداد مشخص می­‌شود. تاریخ تحویل یک پروژه و یا رفتن به یک سفر کاری از طریق بولت یادداشت نشان داده خواهد شد.

برنامه ریزی به روش اثر مرکب

دارن هاردی یک نویسنده و سخنران آمریکایی در حوزه موفقیت است که در کتاب اثر مرکب خود به اهمیت و تاثیر تصمیم­‌گیری­‌های روزمره در رسیدن به موفقیت اشاره کرده است. او معتقد است که شما می‌­بایست چندین هفته کارهای مربوط به بخشی از زندگی شخصی خود که خواهان پیشرفت در آن هستید را مد نظر داشته و یادداشت کنید. با بررسی این نوشته­‌ها به نتایج بسیار ارزشمندی می­‌رسیم که با کمک آن می توان جدول برنامه ریزی را بهتر و دقیق تر تکمیل کرد. بعد از تعیین اهداف در گام اول این روش برنامه ریزی، شما می­‌بایست فکر کنید که برای رسیدن به این هدف چه کارهایی را باید انجام دهید و از چه کارهایی پرهیز کنید. به طور مثال من هدفی دارم که برای رسیدن به آن لازم است مطالعه روزانه، ورزش منظم، زود بیدار شدن و کسب مهارت را در برنامه خود قرار دهم. در ادامه به جدول زیر توجه کنید.

ابتدا فهرست کارهایی که باید انجام شود و تعداد دفعات انجام آنها را یادداشت کنید. روزانه در قسمت کارهای انجام شده یک علامت مشخص (یک تیک سبز و یا نوشتن عدد یک) بگذارید و در آخر هفته تعداد کارهای انجام شده را با هدف اصلی خود مقایسه کنید. نزدیک بودن به تعداد هدف، نشان از انجام دادن مناسب کارها دارد و در آخر با بدست آوردن درصد موفقیت، برای هفته‌­های آینده تلاش کنید تا به اعداد بالاتری دست پیدا کنید. این روش برنامه ریزی فراتر از آن چیزی که تصور می­‌کنید موثر است و تنها کافی است که یک ماه براساس آن پیش بروید تا با نتایج شگفت انگیزی مواجه شوید.

برنامه ریزی به روش نویل مدورا

یکی از ساده‌­ترین و در عین حال کاربردی­ترین روش‌های برنامه ریزی روزانه است (توجه زیادی به افق‌­های بلند مدت ندارد) که شامل چهار گام اساسی می شود.

• مشخص­ کردن تمام کارهایی که باید در طول روز انجام شود.
• اولویت بندی کارها و نوشتن آن­ها به ترتیب اولویت بر­روی کاغذ
• تغییر ترتیب اولویت­‌ها در صورت بروز اتفاقات پیش بینی نشده
• انجام کارهای مشخص شده تا پایان روز

یکی از دلایل اصلی شکست روش‌­های برنامه ریزی عدم توجه به اولویت هاست و یکی از خوبی­‌های روش نویل این است که از همان ابتدا به سراغ کارهای مهم می‌رویم. لازم است که در این نوع برنامه ریزی، تمام کارهایی که باید انجام دهید حتی زمان­‌های استراحت را از پیش تعیین کنید تا ذهن خود را در جهت انجام کارهای همان روز هدایت کنید و فکرتان با کارهای روزهای آتی مشغول نشود.

برنامه ریزی به روش GTD

از پرطرفدارترین و کارآمدترین روش‌های برنامه ریزی برای دست یابی به بازدهی بالا در زندگی و محیط های کاری است. در این روش لازم است براساس پنج مرحله زیر برای انجام کارهای مورد نظر خود پیش بروید.

مشخص کردن اهداف و قوانین: تعیین چارچوب‌­های مناسب برای هدف با در نظر گرفتن منابع مورد نیاز، سبب افزایش تمرکز و خلاقیت در انجام کارها می‌شود. در گام اول شاید لازم باشد که شما یک تا دو ساعت وقت بگذارید و برای سرعت بخشیدن به انجام این قسمت به شما پیشنهاد می‌کنیم که یک بخش از زندگی خود را انتخاب کرده و شروع به نوشتن تمام اهداف خود در این بخش از زندگی کنید.

شفاف سازی: در این مرحله لازم است که مسیر راه رسیدن به هدف مشخص شود و اولویت بندی­‌های لازم انجام شود. همواره از خود بپرسید که آیا انجام این کار عملی است؟ و اگر پاسخ شما به این سوال مثبت نباشد، از انجام آن منصرف شوید.

سازماندهی کردن: نظم دادن برنامه بسیار پراهمیت است، به عنوان مثال برای تحویل دادن یک پروژه به شرکتی که با آن کار می کنید بین اقدامات و افرادی که باید کارها را انجام دهند نظم لازم را ایجاد کنید.

بازخورد بگیرید: بعد از انجام سه مرحله بالا در پایان هفته کارهای خود را بررسی کرده و در صورت لزوم در اولویت بندی­‌های خود تغییرات لازم را اعمال کنید. علاوه بر بررسی های هفتگی، توصیه می کنیم که در پایان روز پنج دقیقه وقت گذاشته و کارهای روزانه را با دقت بیشتری بررسی کنید.

اولویت­های بعدی را مشخص کنید: با رسیدن به نتایج اولیه اکنون زمان مناسب برای آغاز اولویت­‌های بعدی است و می توان برنامه ریزی جدید را آغاز کرد.

سخن پایانی

تمام افراد موفق در زندگی روزانه خود برنامه ریزی داشته و به اجرای آن پایبند هستند. پیشنهاد می­کنیم همین حالا هر دلیلی برای برنامه ریزی نکردن در زندگی را کنار بگذارید و براساس شرایط خود (به دور از هر برنامه سخت­گیرانه و محدود کننده) براساس یکی از روش‌­های گفته شده برای فردا برنامه ریزی کنید. انجام برنامه‌های روزانه به دور از هرگونه بهانه و اهمال کاری سبب از بین رفتن استرس و افزایش شادی و آرامش در زندگی خواهد شد و انرژی شما را برای ادامه مسیر در جهت رسیدن به موفقیت دوچندان خواهد کرد.

شما چه روشی را برای برنامه ریزی انتخاب می کنید؟